Palvelunkäyttäjä- ja henkilöstöhallinnan rekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 5.7.2023

1 Rekisterinpitäjä

Eezy Kevytyrittäjät Oy (jäljempänä ”Eezy”)
Y-tunnus: 2197002-2
Osoite: Maistraatinportti 1, 00240 HELSINKI
Puhelin: 09 4247 5630

2 Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Otto Liulia
c/o Eezy Kevytyrittäjät Oy
Puhelin: 09 4247 5644
Sähköposti: otto.liulia@eezy.fi

3 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee palvelun käyttäjien sekäpalveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja.

Rekisteröityjen ryhmä koostuu palvelun käyttäjistä, jotka ovat rekisteröityneet palveluun itse tai jotka on rekisteröinyt mahdollinen kolmas osapuoli, kuitenkin aina rekisteröidyn henkilön suostumuksella.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus sekä henkilötunnus
Muut palkanmaksun kannalta oleelliset tiedot mm.
- tieto palkanmaksutilistä
- ammattitieto
- pätevyystiedot tietyillä aloilla (esim. sähkötyöt)
- työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa verotustiedot ja matkaerittelyt esim. kilometrikorvauksista)
- tieto mahdollisesta yrittäjän eläkevakuutuksesta
- tieto mahdollisista palkanmaksua koskevista viranomaismääräyksistä, kuten ulosotosta
Kuvat (logo laskulle ja profiilikuva, jos käyttäjä niitä itse lisää)
Tieto mahdollisesta suosittelijasta
Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot
Valttikortin tilaamiseen ja ylläpitämiseen liittyviä tietoja, kuten kortin tyyppi, kortin tila, kortin toimiala, kortin voimassaolotiedot, kortin numero ja tekninen tunniste sekä kortin vahvistamistieto

5 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta tai viranomaisilta (esim. asiakastieto, Vastuu Group). Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työn laskutuksen ja palkanmaksun prosessien sekä niihin liittyvien asioiden hoitamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa palvelun käyttäjiä rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota palvelun käyttäjille palvelun käyttöön ja itsensätyöllistämiseen liittyviä etuja ja tietoa. Käyttäjällä on oikeus kieltäytyä viestinnän vastaanottamisesta klikkaamalla uutiskirjeessä olevaa peruutuslinkkiä tai olemalla yhteydessä Eezyn neuvontaan.

Henkilötietoja käsitellään myös asiakaskokemuksen toteuttamiseksi satunnaisotoksella. Halutessasi, Eezy voi vastata antamaasi avoimeen palautteeseen. Tällöin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen asiakaskokemuksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi Vastuu Group Oy:n ylläpitämän ja hallinnoiman Valttikortti- ja työntekijähallintapalveluiden toteuttamiseksi, Valttikortin tilaamiseksi ja kortin ylläpitoon liittyvien asioiden toteuttamiseksi. Palveluilla toteutetaan Tilaajavastuulain asettamaa selvitysvelvollisuutta suomalaisella rakennustyömaalla tai suomalaisella telakka-alueella työskentelevien kevytyrittäjien kohdalla. Valttikorttipalveluiden toteuttamisessa tulee sovellettavaksi myös Vastuu Groupin Valttikorttipalvelua koskeva tietosuojaseloste https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/tietosuoja#tietosuojaseloste .

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn palvelun käytön perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän laskutukseen ja palkanmaksun hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kuten vero-, ulosotto-, tilaajavastuu-, työturvallisuus- ja tilastolainsäädäntö.

Kuluja ja osoitetietoja ilmoittaessasi Eezy hyödyntää Google Maps (API) ja Places (API) -rajapintoja, jolloin sovellettavaksi tulee Googlen tietosuojaseloste.

7 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietojen yleiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta ja kevytyrittäjyyttä koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työterveyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa, Eezy-konsernin yrityksille ja Eezy yrittäjäyhtiöille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Valttikorttipalveluun ja siihen liittyvän työntekijähallintapalvelun tietojen luovutukset

Valttikortti ja siihen liittyvässä työtekijähallintapalvelussa henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille mm. seuraavissa käyttötarkoituksissa:

· Työturvallisuuslain 52b §:n mukaisen luettelon laatiminen yhteisellä rakennustyömaalla tai telakka-alueella työskentelevistä
· Työturvallisuuslain 52 a§:n mukaisen kuvallisen tunnisteen voimassaolon varmistamiseksi ja työntekijän veronumerorekisteriin rekisteröinnin varmistamiseksi
· Työturvallisuuslaissa edellytetyn työmaaperehdytyksen ja muiden rakennustyömaan pääurakoitsijalta tai päätoteuttajalta tai telakka-alueella pääasiallista määräysvaltaa käyttävältä työnantajalta työturvallisuuden edistämiseksi ja varmistamiseksi vaadittujen toimien toteuttamiseksi
· Verotusmenettelylain 15 b §:ssä edellytetyn Verohallinnolle kuukausittain tehtävän rakennusalan työntekijäilmoituksen tekemiseksi
· Verotusmenettelylain 15c §:ssä vaaditun urakkailmoituksen tekemiseksi
· Muiden rekisterinpitäjää tai sen sopijakumppania koskevien lakisääteisten tai sopimuspohjaisten velvoitteiden täyttämiseksi
· Työmaan, telakan tai muun työkohteen kulunvalvonnan toteuttamiseksi
· Työmaalle, telakalle tai työkohteeseen perehdytettävän työntekijän pätevyyksien tarkastamiseksi – Työtehtävän edellyttämän pätevyyden voimassaolon tarkastamiseksi
· Työturvallisuusmääräysten mukaisen toiminnan varmistamiseksi
· Työmaan, telakan tai muun työkohteen työnjohtotarkoituksissa
· Sopijakumppanin laatu-, toiminta- tai vastaavan järjestelmän mukaisen toiminnan varmistamiseksi
· Sopijakumppanin työmaalla tai muussa työkohteessa toimivien urakoitsijoiden tai itsenäisten ammatinharjoittajien toiminnan sopimustenmukaisuuden varmistamiseksi
· Työntekijän nimenomaisella suostumuksella muihin tarkoituksiin

Valttikortti- ja siihen liittyvässä työntekijähallintapalvelussa henkilötietojen luovutus toisen rekisterinpitäjän henkilörekisteriin tapahtuu Vastuu Groupin tarjoamien rajapintojen kautta siten, että kevytyrittäjän tiedot luovutetaan Valttikortin tunnisteiden lukua vastaan tai muuten tavalla, jossa rekisterinpitäjän ja toisen rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde ja tiedon käyttötarkoitus on tunnistettu. Vastuu Group voi luovuttaa Työntekijähallinta-palvelun tietoja viranomaisille toimivaltaisen viranomaisen antaman velvoittavan määräyksen perusteella tai silloin kun toimittaja katsoo viranomaisen tietopyynnön olevan perusteltu palveluiden käyttöön liittyvän väärinkäytösepäilyn selvittämiseksi. Vastuu Group voi käyttää Valttikortti- ja siihen liittyvän työntekijähallintapalvelun tuottamisessa Euroopan talousalueella sijaitsevia alihankkijoita ja siirtää henkilötietoja tällaisille alihankkijoille palvelun tuottamiseksi.

Henkilötietojen siirrot

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana, kuten Vastuu Groupille. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Uutiskirjeiden lähettämiseksi siirretään lisäksi asiakkaan sähköpostiosoite ja nimi erilliseen asiakasrekisteriin, jonka tekninen ylläpitäjä on Liana Technologies Oy .

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

9 Evästeet ja seuranta

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka asetetaan laitteellesi vieraillessasi palvelussamme.

Palvelussa käytetään Giosgin chat -palvelua. Palvelun toimimiseksi tunnistetaan mm. kirjautunut käyttäjä, IP-osoite, käytetty selain ja esim. lasku tai palkka, jonka yhteydestä chatti avataan. Giosgilta käytössä on myös Interaction Designer työkalu, jonka avulla toteutetaan mm. käyttäjäkyselyitä palveluun.

Keräämme tietoja palvelumme käytöstä Google Analytics -palvelun avulla.
Mikäli haluat estää Google Analyticsin käytön tiedon keruussa, voit käyttää Google Analytics Opt-out -laajennusta. Käytämme Mouseflow-työkalua palvelumme kehittämiseen. Työkalulla seurataan kävijän liikkumista palvelussamme. Voit tarkistaa työkalun keräämät tiedot osoitteesta https://mouseflow.com/gdpr/. Halutessasi voit estää tietojen keruun Mouseflown Opt Out sivulta.

Verkkosivuillamme on käytössä Facebook-pikseli sekä Conversion API.
Facebook Conversion API -tapahtumat (CAPI) auttavat meitä ymmärtämään paremmin, kuinka käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivuston kanssa. CAPI tapahtumien avulla voimme mitata mainosten vaikutusta verkkosivuston konversioihin ja parantaa mainosten kohdistamista mukautettujen yleisöjen avulla. Facebook-pikseli on verkkosivuille liitetty pieni koodinpätkä, jonka avulla sivuilla vierailleelle käyttäjälle on mahdollista kohdentaa Facebook-mainontaa.

10 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

12 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa kevytyrittajat.eezy.fi. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee palvelun käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.