Ohje: Näin haet kulukorvauksia

Lisäpalvelumme avulla saat suoraan laskutettuun työhön liittyvät materiaali-, tarvike- ja matkakulusi vähennettyä jo palkanmaksun yhteydessä. Kun annat laskutettuun työhön liittyvät kulut ja kuitit Eezyn hoidettavaksi, kulusi korvataan sinulle ostokuitin tai matkalaskun perusteella ja saat rahallista hyötyä, kun maksat palkastasi vähemmän veroja ja sivukuluja.


Käytännössä asiakkaasi maksaman laskun arvonlisäveroton loppusumma jaetaan työstä maksettavaan palkkaan ja kuluihin. Kulujen osuudesta et maksa veroja tai sivukuluja. Me käsittelemme ja tarkastamme korvattavat kulusi, ja huolehdimme, että ne maksetaan sinulle verottajan ohjeiden mukaisesti.

Säästät aikaa ja vaivaa, kun saat kulukorvaukset saman tien eikä sinun tarvitse odotella veroilmoitukseen asti, saati täytellä niitä sinne erikseen. Ainoastaan ennakonpidätysvapaat matkakulut on erikseen ilmoitettava, ja niistäkin saat kätevän yhteenvedon nettipalvelustamme, jos ne on korvattu kauttamme.

Maksat kulukorvausten ja kuittien käsittelystä vain silloin, kun sitä tarvitset

Kulukorvausten ja kuittien käsittely on maksullinen lisäpalvelumme. Palvelumaksu on 1 % + alv. Lisäpalvelun hinta veloitetaan normaalin palvelumaksun lisäksi ja lasketaan arvonlisäverottomasta laskutussummastasi. Tutustuthan kulukorvausten saamisen edellytyksiin huolellisesti, koska emme halua, että maksat turhasta. Palvelumaksu veloitetaan kulujen käsittelystä, vaikka kaikkia kulujasi ei hyväksyttäisikään korvattavaksi.

Missä tilanteissa voit saada kulukorvauksia palkanmaksun yhteydessä?

Kulukorvausten maksamisen edellytykset

  • Kulut ovat verottajan ohjeistuksen mukaan vähennyskelpoisia, eli liittyvät suoraan kauttamme laskuttamaasi työhön, ja niihin ei liity yksityiskäyttöä eikä pidempiaikaista käyttöä.
  • Kulukuitit ja -tositteet täyttävät verottajan vaatimukset.
  • Olet toimittanut meille tarvittavat kuitit ja tositteet sekä erittelyn kuluista ennen palkanmaksuasi.
  • Kulujen korvaamisen jälkeen työstä on aina jäätävä kohtuullinen palkka. Tämä saattaa joissain tapauksissa rajoittaa sekä korvattavien kulujen että verovapaiden matkakulukorvausten huomioimista. Muutoin kuluille ei ole henkilö- tai työkohtaista ylärajaa.

Vaatimukset kulukuiteille ja -tositteille

  • Kuitti tai tosite ei saa olla yli 2 kk vanhempi palkanmaksupäivästä lukien, johtuen kirjanpidon vaatimuksista.
  • Kuitilla tai tositteella ei verottajan ohjeistuksen mukaan saa olla muita kuin työstä aiheutuneita hankintoja.
  • Kulujen maksaja olet sinä itse. Esim. puolisosi ei voi olla maksaja, koska silloin kulu kuuluisi hänen vähennyksiinsä.
  • Jos kuitissa tai tositteessa näkyy ostajan nimi, sen tulee olla sinun oma nimesi tai markkinointinimesi, jota käytät Eezyn kevytyrittäjänä. Se ei voi olla esimerkiksi entisen yrityksesi nimi tai y-tunnus.
  • Samaa kuittia tai tositetta ei voi käyttää kuin yhden kerran.
  • Kuitti tai tosite käsitellään aina kokonaisena liitettynä yhteen laskuun.
  • Säilytäthän alkuperäiset kuitit ja tositteet siihen asti, kunnes palkkasi on maksettu ja kyseiset kulut korvattu sinulle.

Hankintoja, joita emme voi hyväksyä kuluiksi

Kuluiksi emme voi hyväksyä hankintoja, joihin saattaa liittyä yksityiskäyttöä tai joilla on pitempiaikaista käyttöä. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi vaatteet, puhelin, tietokone, majoitus- ja vuokrakulut sekä pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitetut työkalut. Nämä hankinnat ja kulut saat vähennettyä omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi, jos verottaja katsoo niiden olleen tarpeellisia ammattisi harjoittamisessa. Myöskään koulutuksia, kursseja ja ammattikirjallisuutta ei voi vähentää kauttamme.

Miksi kulujen ja kuittien kanssa on noudatettava tarkasti ohjeita?

Me Eezyllä noudatamme verottajan ohjeistuksia ja siten varmistamme, että kevytyrittäjiemme asiat hoidetaan asianmukaisesti. Emme halua, että kulusi aiheuttavat sinulle jälkikäteen ongelmia tai esimerkiksi veroseuraamuksia.

Kysythän etukäteen, jos sinua mietityttää jonkin kulun vähentäminen Eezyn kautta. Monet kulut, joita me emme voi sinulle korvata, saattavat hyvin mennä läpi henkilökohtaisessa verotuksessasi tulonhankkimisvähennyksinä.

Tarvike- ja materiaalikulujen korvaus

Voimme korvata sinulle näitä tarvike- ja materiaalikuluja verottajan ohjeiden mukaisesti, kun tarvike- ja materiaalikulut liittyvät suoraan laskutettuun työhön. Vaikket laskuttaisi tarvike- tai materiaalikuluja asiakkaaltasi, voit silti hakea kulukorvauksia meiltä.

Matkakulujen korvaus

Voimme korvata sinulle matkakuluja verottajan ohjeiden mukaisesti joko verovapaina tai veronalaisina kulukorvauksina. Verottajalla on omat kevytyrittäjäpalveluita koskevat ohjeet matkakulukorvausten maksamiseen. Tutustu ohjeeseen: Laskutuspalveluyritysten maksamat matkakustannusten korvaukset ennakkoperinnässä ja tuloverotuksessa.

Verovapaat matkakorvaukset

Verottajan ohjeen mukaan kevytyrittäjälle verovapaiden matkakorvausten maksamisen edellytys on, että matkakulut on laskutettu asiakkaaltasi eriteltynä työn osuudesta. Voit hakea verovapaita matkakorvauksia enintään sen verran, mitä olet laskuttanut asiakkaaltasi.

Edellytykset verovapaiden matkakulujen korvaamiseksi:

  • Laskutat matkakulujen lisäksi myös työtä ja matkakulut liittyvät tuohon työhön.
  • Olet eritellyt myyntilaskullesi työn osuuden sekä matkakulujen osuuden omille riveilleen, esimerkki:
    Siivous 2 h, yht. 50 €
    Matkakulut, yht. 20 €
  • Verottajan antamat aika- ja kilometrirajat verovapaille matkakulukorvauksille ylittyvät.
  • Kyseessä on erityinen työntekemispaikka, eli paikka, jossa työskentelet tilapäisesti.

Veronalaiset matkakulukorvaukset

Jos et voi laskuttaa matkakuluja asiakkaaltasi, matkakulukorvaukset eivät ole Verohallinnon tulkinnan mukaan verovapaata tuloa. Tällöin matkakulut voidaan maksaa veronalaisina matkakulukorvauksina. Tämä tarkoittaa, että matkakulukorvausten osuudesta ei tehdä ennakonpidätystä palkanmaksun yhteydessä. Korvaukset ovat kuitenkin veronalaista ansiota ja ne näkyvät esitäytetyllä veroilmoituksellasi veronalaisena tulona.

Veronalaiset matkakorvaukset kannattaa vuosittain ilmoittaa tulonhankkimisvähennyksinä henkilökohtaisessa veroilmoituksessa. Jos et ilmoita veronalaisia matkakorvauksia veroilmoituksessasi, verottaja käsittelee ennakonpidätysvapaat kulut ansiotulona ja siinä tapauksessa odotettavissa on mätkyjä. Jos tiedät jo etukäteen, että sinulle tulee vuoden aikana paljon veronalaisia matkakorvauksia, omaa veroprosenttia kannattaa nostaa ylöspäin jo vuoden alussa.

Extranetin Omat tiedot -sivulta voit tulostaa vuosiraportin, jossa nämä matkakulut on eritelty oman veroehdotuksen täydentämistä helpottamaan.

Jos työntekemispaikka katsotaan varsinaiseksi työpaikaksesi, matkakuluja ei voi korvata verovapaina eikä veronalaisina korvauksina.

Matkakorvaukset erityisalalla

Erityisalojen matkakulukorvaukset eroavat päivärahojen suhteen tavallisista työmatkoista. Erityisalalla työskennellessäsi olet oikeutettu päivärahoihin ainoastaan, jos yövyt työmatkalla.

Erityisaloilla tarkoitetaan rakennus-, maanrakennus- tai metsäalaa, joille on tyypillistä, että työntekemispaikkaa joudutaan vaihtamaan usein alalle tunnusomaisen työn lyhytaikaisuuden vuoksi.

Aina kuitenkaan ei ole täysin selvää työskenteletkö erityisalalla vai onko työsi liikkuvaa työtä. Näiden kahden ero tulkitaan siten, että liikkuvaa työtä tekevä henkilö vaihtaa työntekemispaikkaa hyvinkin usein, esim. monesti päivässä – siis useammin kuin erityisalalla työskentelevä. Liikkuvaa työtä tekevän matkakustannuksiin sovelletaan yleisiä vero-ohjeita.

Verottajan ohje: Erityisalalla työskentelevän matkakustannukset

Jos koet, että tarvitset opastusta etkä ole varma onko työsi erityisalaa vai liikkuvaa työtä, lakimiehemme Otto Michelsen auttaa sinua. Ota yhteyttä!

Oman toimitilan vuokrakulujen korvaus

Eezyn kautta voi vähentää kulukorvauksena sellaista toimitilavuokraa, joka on laskutettu päivä- tai tuntikohtaisesti ja liittyy suoraan laskuttamaasi toimeksiantoon eli vuokrausajankohta on sama kuin työsuorituksen ajankohta.

Kuukausivuokran vähentäminen Eezyn kautta kuluna on mahdollista vain silloin, kun voidaan todentaa, että toimitilavuokra kohdistuu suoraan tekemääsi työhön, ja että vuokrakululla ei ole henkilökohtaista käyttöä. Tällöin tarvitsemme erittelyn vuokrasta, miten tilaa on käyttänyt. Esimerkiksi kampaamon vuokratuolin voidaan todentaa liittyvän suoraan työn suorittamiseen. Sen sijaan esimerkiksi varastotilan vuokraa ei katsota suoraan työn suorittamiseen kohdistuvaksi kuluksi, joten sitä et voi Eezyn kautta vähentää (tällaisia kuluja voit mahdollisesti vähentää omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi).

Verottajan ohje: Tulonhankkimiskulut ansiotuloista

Näin haet kulukorvauksia

  • Laskuta ensin työsi asiakkaaltasi

    Jos mahdollista, laskuta myös kulut asiakkaaltasi ja erittele ne laskulle omille riveilleen. Tällöin sinulla on mahdollisuus verovapaisiin matkakustannusten korvauksiin.

  • Merkitse jo laskua tehdessäsi

    extranetissä, että kyseiseen laskuun liittyy palkasta korvattavia kuluja. Kulukorvaukset maksetaan sinulle aina palkanmaksun yhteydessä.

  • Tutustu ennen kululomakkeen täyttämistä

    • Mitä edellytyksiä kulukorvausten saamiselle on
    • Mitä vaatimuksia  kulutositteille on
    • Mitä kuluja ei voida korvata kauttamme
  • Täytä kululomake extranetissä

    Lataa siihen mukaan kuitit sekä tositteet mielellään jo laskutuksen yhteydessä, mutta viimeistään 3 päivää ennen palkanmaksuasi. Kululomake on erittely kuluista verottajaa ja palkanmaksuamme varten.

  • Toimita kuitit sähköisesti

    Me Eezyllä pyrimme täysin paperittomaan toimistoon ja meille riittää kuiteista ja tositteista vallan hyvin skannatut tai kännykkäkameralla kuvatut versiot.

Näin täytät kululomakkeen extranetissä

Voit hakea kulukorvauksia samalla kun teet työstäsi laskua. Muista valita laskua täyttäessäsi kohta: ”Minulla on työstä aiheutuneita kuluja”.

Matkakulujen lisääminen

  1. Lisää matkakulut kohtaan Matkaerittely.
  2. Valitse Lisää uusi rivi.
  3. Täytä Reitti-kenttään tarkka erittely siitä, mistä olet lähtenyt, missä olet käynyt ja minne palaat. Esim. XXX-XXX-XXX.
  4. Ilmoita myös päivämäärä ja kellonaika ,jolloin olet lähtenyt aloitusosoitteesta ja palannut loppuosoitteeseen, sekä kilometrimäärä.
    • Jos työmatka kestää yhtäjaksoisesti useamman päivän eli et palaa kotiin välissä, voi päivät kirjata samalle riville.
    • Jos olet oikeutettu päivärahaan tai ateriakorvaukseen, niiden kpl-määrä lisätään tähän.
    • Jokainen päivä tulee kirjata kululomakkeelle omana rivinä, eli lisää uusi rivi-toimintoa käyttäen. Joskus on myös kätevää käyttää Kopioi edellinen rivi -toimintoa, jolloin voi nopeasti päivittää matkaerittelyyn vain muuttuneet kohdat.
    • Jos olet laskuttanut nämä matkakulut asiakkaalta, laita rasti ruutuun.

Tarvike- ja materiaalikulujen sekä kuittien ja tositteiden lisääminen

Jotta voimme maksaa sinulle kulukorvaukset palkanmaksun yhteydessä, tarvitsemme sinulta tositteet ja selvityksen hankinnoista verottajaa varten. Muista, että hankintojen tulee liittyä suoraan tekemääsi laskutukseen.

  1. Lisää tarvike- ja materiaalikulut kohtaan Kuitit ja laskut hankinnoista.
  2. Kirjaa jokainen kulutosite omana rivinään painamalla Uusi rivi -painiketta.
  3. Selvitys-kohtaan kerro tarkasti, mitä tarvikkeita olet ostanut.
  4. Lisää kulutositteen summa ja alv-kanta.
    • Jos kuitilla on useita arvonlisäverokantoja, lisää jokainen eri arvonlisäverokannan osto omille riveilleen.
    • Jos ostosi on ulkomailta, valitse arvonlisäveroksi 0 % riippumatta kyseisen maan ALV-kannasta.
  5. Ostopäivä on maksukuitin päivämäärä  ja jos osto on tapahtunut laskulla, merkitse tähän laskun päiväys, ei laskun maksukuitin päivää.
  6. Lisää kuitit sähköisesti, voit ottaa niistä joko selkeät kuvat kännykällä tai skannata ne.
    • Tiedostomuodoksi käy jpg tai pdf.
    • Jos sinulla on useampi kuitti, voit sovittaa yhdelle A4:lle 1-4 kuittia niin, että jokainen on selkeästi luettavissa.
    • Säilytä alkuperäiset kuitit ja laskut palkanmaksuun saakka ihan siltä varalta, että jos lähettämissäsi tiedostoissa on jotain häikkää ja joudumme pyytämään niitä sinulta uudelleen.
    • Jos kulutositteen hinnan valuutta on muu kuin euro, liitäthän mukaan myös esim. korttitapahtuman tositteen euromääräisenä. Näin varmistamme, että valuutanvaihtokurssi sekä korttiyhtiösi mahdollinen provisio on huomioitu kulussasi.
  7. Lisätietoihin voit kirjoitella tarvittaessa meille viestiä kulukorvauksiin tai tositteisiin liittyen.
  8. Kulut käsitellään palkanmaksun yhteydessä ja jos kuluihisi esim. tarvitaan tarkennusta, olemme sinuun yhteydessä.

On hyvä muistaa, että sinulle maksetut kulukorvaukset eivät ole palkkaa, eivätkä ne näy palkkatodistuksessasi. Me ilmoitamme tulorekisteriin tekemästäsi työstä maksetut palkat sekä verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset. Ainoastaan pelkän tositteen perusteella korvattavia kuluja ei ilmoiteta.

Esimerkkejä korvattavista kuluista

Laskutettavaan työhön liittyvät tarvikkeet, materiaalit ja matkat kannattaa ostaa aina erillisinä ostoksinaan, jolloin kuitti voidaan kohdistaa laskuun. Tarkistamme kaikki kuittisi aina kokonaisina. Yhtä kuittia ei voi pilkkoa osiin koskemaan useaa eri laskua.

Kuittia ei voida käyttää vähennyksen perusteena, jos siinä on yksikin tuote, jota verottaja ei hyväksy vähennettäväksi. Esimerkiksi tupakkatuotteet ja alkoholi kuitilla johtavat aina koko kuitin hylkäämiseen.

Esimerkki 1: Kuitilla tuotteita, jotka liittyvät suoraan työhön / eivät liity työhön

Nauloja
Ruuveja
Kulmalevy
Hiomapaperi

Rakennustyöntekijän työssä nämä ovat suoraan työhön liittyviä kuluja.

Nauloja
Akkuporakone
Ruuveja
Jäätelö

Kuittia ei voida käyttää, sillä kuitilla on tuotteita, jotka eivät liity suoraan työhön: akkuporakone on pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitettu työväline ja jäätelö ei ole työhön liittyvä kulu.

Esimerkki 2: Kulujen korvattavuus riippuu ammatista

Kopiopaperia
Printterin mustetta
Kyniä

Isännöitsijän kuitti: Isännöitsijän työssä nämä ovat suoraan työhön liittyviä kuluja.

Kopiopaperia
Printterin mustetta
Kyniä

Hevoshierojan kuitti: Kyseiset kulut eivät ole suoraan hierontatyöhön liittyviä, vaan esimerkiksi markkinointiin ja hallintoon liittyviä. 

Esimerkki 3: Kiellettyjä tuotteita samalla kuitilla työhön liittyvien tarvikkeiden kanssa

Pesuainetta
Rättejä
Talouspaperia

Siivoojan työssä nämä ovat suoraan työhön liittyviä kuluja.

Pesuainetta
Rättejä
Tupakka-aski

Tupakka- tai alkoholituotteita ei saa olla kulukuitilla.

Esimerkki 4: Tilan tai laitteiden vuokrakuitti

1.1.2020 klo 8-16
4.1.2020 klo 9-14
5.1.2020 klo 7-16

Kuitilla on eritelty päivät ja kellonajat vuokratusta tilasta tai laitteista. Eritellyllä kuitilla voidaan todentaa, että vuokra liittyy suoraan tehtyyn työhön. Huom! Kuittia verrataan laskuttamaasi työhön, sen ajankohtaan ja ammattiisi.

Vuokra 1.-31.1.2020
 
 

Pitkäaikaisesti vuokrattua tilaa tai laitteita voi käyttää myös muuhun kuin laskuttamaasi työhön ja siksi niitä ei voi korvata kauttamme. Voit kuitenkin aina ilmoittaa tällaisen kulun henkilökohtaisessa verotuksessasi tulonhankkimisvähennyksenä.