Lisäpalvelu – kulujen ja kuittien käsittely

Lisäpalvelumme avulla saat suoraan laskutettuun työhön liittyvät materiaali-, tarvike- ja matkakulusi vähennettyä jo palkanmaksun yhteydessä. Kun annat laskutettuun työhön liittyvät kulut ja kuitit Eezyn hoidettavaksi, kulusi korvataan sinulle ostokuitin tai matkalaskun perusteella ja saat rahallista hyötyä, kun maksat palkastasi vähemmän veroja ja sivukuluja.


Käytännössä asiakkaasi maksaman laskun arvonlisäveroton loppusumma jaetaan työstä maksettavaan palkkaan ja kuluihin. Kulujen osuudesta et maksa veroja tai sivukuluja. Me käsittelemme ja tarkastamme korvattavat kulusi, ja huolehdimme, että ne maksetaan sinulle verottajan ohjeiden mukaisesti.

Säästät aikaa ja vaivaa, kun saat kulukorvaukset saman tien eikä sinun tarvitse odotella veroilmoitukseen asti, saati täytellä niitä sinne erikseen. Ainoastaan ennakonpidätysvapaat matkakulut on erikseen ilmoitettava, ja niistäkin saat kätevän yhteenvedon nettipalvelustamme, jos ne on korvattu kauttamme.

Maksat kulukorvausten ja kuittien käsittelystä vain silloin, kun sitä tarvitset

  • Kulukorvausten ja kuittien käsittely on maksullinen lisäpalvelumme.
  • Palvelumaksu on 1 % + alv.
  • Lisäpalvelun hinta veloitetaan normaalin palvelumaksun lisäksi ja lasketaan arvonlisäverottomasta laskutussummastasi.
  • Tutustuthan kulukorvausten saamisen edellytyksiin huolellisesti, koska emme halua, että maksat turhasta.
  • Palvelumaksu veloitetaan kulujen käsittelystä, vaikka kaikkia kulujasi ei hyväksyttäisikään korvattavaksi.

Missä tilanteissa voit saada kulukorvauksia palkanmaksun yhteydessä?

Kulukorvausten maksamisen edellytykset

  • Kulut ovat verottajan ohjeistuksen mukaan vähennyskelpoisia, eli liittyvät suoraan kauttamme laskuttamaasi työhön, ja niihin ei liity yksityiskäyttöä eikä pidempiaikaista käyttöä.
  • Kulukuitit ja -tositteet täyttävät verottajan vaatimukset.
  • Olet toimittanut meille tarvittavat kuitit ja tositteet sekä erittelyn kuluista ennen palkanmaksuasi.
  • Kulujen korvaamisen jälkeen työstä on aina jäätävä kohtuullinen palkka. Tämä saattaa joissain tapauksissa rajoittaa sekä korvattavien kulujen että verovapaiden matkakulukorvausten huomioimista. Muutoin kuluille ei ole henkilö- tai työkohtaista ylärajaa.

Vaatimukset kulukuiteille ja -tositteille

  • Kuitti tai tosite ei saa olla yli 2 kk vanhempi palkanmaksupäivästä lukien, johtuen kirjanpidon vaatimuksista.
  • Kuitilla tai tositteella ei verottajan ohjeistuksen mukaan saa olla muita kuin työstä aiheutuneita hankintoja.
  • Kulujen maksaja olet sinä itse. Esim. puolisosi ei voi olla maksaja, koska silloin kulu kuuluisi hänen vähennyksiinsä.
  • Jos kuitissa tai tositteessa näkyy ostajan nimi, sen tulee olla sinun oma nimesi tai markkinointinimesi, jota käytät Eezyn kevytyrittäjänä. Se ei voi olla esimerkiksi entisen yrityksesi nimi tai y-tunnus.
  • Samaa kuittia tai tositetta ei voi käyttää kuin yhden kerran.
  • Kuitti tai tosite käsitellään aina kokonaisena liitettynä yhteen laskuun.
  • Säilytäthän alkuperäiset kuitit ja tositteet siihen asti, kunnes palkkasi on maksettu ja kyseiset kulut korvattu sinulle.

Hankintoja, joita emme voi hyväksyä kuluiksi

Kuluiksi emme voi hyväksyä hankintoja, joihin saattaa liittyä yksityiskäyttöä tai joilla on pitempiaikaista käyttöä. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi vaatteet, puhelin, tietokone, majoitus- ja vuokrakulut sekä pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitetut työkalut. Nämä hankinnat ja kulut saat vähennettyä omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi, jos verottaja katsoo niiden olleen tarpeellisia ammattisi harjoittamisessa. Myöskään koulutuksia, kursseja ja ammattikirjallisuutta ei voi vähentää kauttamme.

Miksi kulujen ja kuittien kanssa on noudatettava tarkasti ohjeita?

Me Eezyllä noudatamme verottajan ohjeistuksia ja siten varmistamme, että kevytyrittäjiemme asiat hoidetaan asianmukaisesti. Emme halua, että kulusi aiheuttavat sinulle jälkikäteen ongelmia tai esimerkiksi veroseuraamuksia.

Kysythän etukäteen, jos sinua mietityttää jonkin kulun vähentäminen Eezyn kautta. Monet kulut, joita me emme voi sinulle korvata, saattavat hyvin mennä läpi henkilökohtaisessa verotuksessasi tulonhankkimisvähennyksinä.

Tarvike- ja materiaalikulujen korvaus

Voimme korvata sinulle näitä tarvike- ja materiaalikuluja verottajan ohjeiden mukaisesti, kun tarvike- ja materiaalikulut liittyvät suoraan laskutettuun työhön. Vaikket laskuttaisi tarvike- tai materiaalikuluja asiakkaaltasi, voit silti hakea kulukorvauksia meiltä.

Matkakulujen korvaus

Voimme korvata sinulle matkakuluja verottajan ohjeiden mukaisesti joko verovapaina tai veronalaisina kulukorvauksina. Verottajalla on omat kevytyrittäjäpalveluita koskevat ohjeet matkakulukorvausten maksamiseen. Tutustu ohjeeseen: Laskutuspalveluyritysten maksamat matkakustannusten korvaukset ennakkoperinnässä ja tuloverotuksessa.

Verovapaat matkakorvaukset

Verottajan ohjeen mukaan kevytyrittäjälle verovapaiden matkakorvausten maksamisen edellytys on, että matkakulut on laskutettu asiakkaaltasi eriteltynä työn osuudesta. Voit hakea verovapaita matkakorvauksia enintään sen verran, mitä olet laskuttanut asiakkaaltasi.

Edellytykset verovapaiden matkakulujen korvaamiseksi:

  • Laskutat matkakulujen lisäksi myös työtä ja matkakulut liittyvät tuohon työhön.
  • Olet eritellyt myyntilaskullesi työn osuuden sekä matkakulujen osuuden omille riveilleen, esimerkki:
    Siivous 2 h, yht. 50 €
    Matkakulut, yht. 20 €
  • Verottajan antamat aika- ja kilometrirajat verovapaille matkakulukorvauksille ylittyvät.
  • Kyseessä on erityinen työntekemispaikka, eli paikka, jossa työskentelet tilapäisesti.

Veronalaiset matkakulukorvaukset

Jos et voi laskuttaa matkakuluja asiakkaaltasi, matkakulukorvaukset eivät ole Verohallinnon tulkinnan mukaan verovapaata tuloa. Tällöin matkakulut voidaan maksaa veronalaisina matkakulukorvauksina. Tämä tarkoittaa, että matkakulukorvausten osuudesta ei tehdä ennakonpidätystä palkanmaksun yhteydessä. Korvaukset ovat kuitenkin veronalaista ansiota ja ne näkyvät esitäytetyllä veroilmoituksellasi veronalaisena tulona.

Veronalaiset matkakorvaukset kannattaa vuosittain ilmoittaa tulonhankkimisvähennyksinä henkilökohtaisessa veroilmoituksessa. Jos et ilmoita veronalaisia matkakorvauksia veroilmoituksessasi, verottaja käsittelee ennakonpidätysvapaat kulut ansiotulona ja siinä tapauksessa odotettavissa on mätkyjä. Jos tiedät jo etukäteen, että sinulle tulee vuoden aikana paljon veronalaisia matkakorvauksia, omaa veroprosenttia kannattaa nostaa ylöspäin jo vuoden alussa.

Extranetin Omat tiedot -sivulta voit tulostaa vuosiraportin, jossa nämä matkakulut on eritelty oman veroehdotuksen täydentämistä helpottamaan.

Jos työntekemispaikka katsotaan varsinaiseksi työpaikaksesi, matkakuluja ei voi korvata verovapaina eikä veronalaisina korvauksina.

Matkakorvaukset erityisalalla

Erityisalojen matkakulukorvaukset eroavat päivärahojen suhteen tavallisista työmatkoista. Erityisalalla työskennellessäsi olet oikeutettu päivärahoihin ainoastaan, jos yövyt työmatkalla.

Erityisaloilla tarkoitetaan rakennus-, maanrakennus- tai metsäalaa, joille on tyypillistä, että työntekemispaikkaa joudutaan vaihtamaan usein alalle tunnusomaisen työn lyhytaikaisuuden vuoksi.

Aina kuitenkaan ei ole täysin selvää työskenteletkö erityisalalla vai onko työsi liikkuvaa työtä. Näiden kahden ero tulkitaan siten, että liikkuvaa työtä tekevä henkilö vaihtaa työntekemispaikkaa hyvinkin usein, esim. monesti päivässä – siis useammin kuin erityisalalla työskentelevä. Liikkuvaa työtä tekevän matkakustannuksiin sovelletaan yleisiä vero-ohjeita.

Verottajan ohje: Erityisalalla työskentelevän matkakustannukset

Jos koet, että tarvitset opastusta etkä ole varma onko työsi erityisalaa vai liikkuvaa työtä, lakimiehemme Otto Michelsen auttaa sinua. Ota yhteyttä!

Oman toimitilan vuokrakulujen korvaus

Eezyn kautta voi vähentää kulukorvauksena sellaista toimitilavuokraa, joka on laskutettu päivä- tai tuntikohtaisesti ja liittyy suoraan laskuttamaasi toimeksiantoon eli vuokrausajankohta on sama kuin työsuorituksen ajankohta.

Kuukausivuokran vähentäminen Eezyn kautta kuluna on mahdollista vain silloin, kun voidaan todentaa, että toimitilavuokra kohdistuu suoraan tekemääsi työhön, ja että vuokrakululla ei ole henkilökohtaista käyttöä. Tällöin tarvitsemme erittelyn vuokrasta, miten tilaa on käyttänyt. Esimerkiksi kampaamon vuokratuolin voidaan todentaa liittyvän suoraan työn suorittamiseen. Sen sijaan esimerkiksi varastotilan vuokraa ei katsota suoraan työn suorittamiseen kohdistuvaksi kuluksi, joten sitä et voi Eezyn kautta vähentää (tällaisia kuluja voit mahdollisesti vähentää omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi).

Verottajan ohje: Tulonhankkimiskulut ansiotuloista

Näin haet kulukorvauksia

  • Laskuta ensin työsi asiakkaaltasi

    Jos mahdollista, laskuta myös kulut asiakkaaltasi ja erittele ne laskulle omille riveilleen. Tällöin sinulla on mahdollisuus verovapaisiin matkakustannusten korvauksiin.

  • Tutustu ennen kuin haet kulukorvauksia

    • Mitä edellytyksiä kulukorvausten saamiselle on
    • Mitä vaatimuksia kulutositteille on
    • Mitä kuluja ei voida korvata kauttamme
  • Hae kulukorvauksia jo laskua tehdessäsi

    Voit toki lisäillä kulujen tietoja laskun lähetyksen jälkeen aina palkanmaksuun asti, mutta suosittelemme tekemään sen kuitenkin ajoissa, jotta ne ehtivät varmasti palkkaasi mukaan. Kulukorvaukset maksetaan sinulle aina palkanmaksun yhteydessä.  

  • Täytä kuluerittely nettipalvelussa

    Kuluerittely on verottajaa ja palkanmaksuamme varten.

  • Toimita kuitit sähköisesti

    Lataa kuluerittelyyn mukaan kuitit mielellään jo laskutuksen yhteydessä. Me Eezyllä pyrimme täysin paperittomaan toimistoon ja meille riittää kuiteista ja tositteista vallan hyvin skannatut tai kännykkäkameralla kuvatut versiot.