Milloin voin saada kulukorvauksia?

Tutustuthan kulukorvausten saamisen edellytyksiin huolellisesti, koska emme halua, että maksat turhasta.

Lisäpalvelumme avulla saat suoraan laskutettuun työhön liittyvät materiaali-, tarvike- ja matkakulusi vähennettyä jo palkanmaksun yhteydessä. Kulusi korvataan sinulle ostokuitin tai matkaerittelyn perusteella ja saat rahallista hyötyä, kun maksat palkastasi vähemmän veroja ja sivukuluja. 

Kulukorvaus maksetaan verottajan ohjeiden mukaisesti

Käytännössä asiakkaasi maksaman laskun arvonlisäveroton loppusumma jaetaan työstä maksettavaan palkkaan ja kuluihin. Kulujen osuudesta et maksa veroja tai sivukuluja. Me käsittelemme ja tarkastamme korvattavat kulusi, ja huolehdimme, että ne maksetaan sinulle verottajan ohjeiden mukaisesti.

Saat kulukorvaukset saman tien

Jotta kulukorvaukset voidaan korvata sinulle palkanmaksun yhteydessä, tulee niistä olla sovittu kirjallisesti asiakkaan kanssa. Lisäksi ne tulee laskuttaa asiakkaalta työlaskutuksesta eriteltynä. Matkakulut voit laskuttaa osana kokonaispalkkiota. Lisäksi sinun tulee täyttää kuluerittely nettipalvelussa, lähettää kirjallinen sopimus Eezylle sekä lisätä kuitit ostoista kuluerittelylle. Huomioithan, että vaikka tarvikekulujen osuus maksetaan sinulle ilman ennakonpidätystä, on se kuitenkin sinulle veronalaista tuloa. Se tarkoittaa, että kuluista tulee vielä hakea vähennykset omassa verotuksessa, muutoin seurauksena voi olla jälkiveroja eli mätkyjä.

Minkälaisia kuluja korvaamme?

Kulut jaetaan kahteen kategoriaan – tarvikehankinnat ja matkakulukorvaukset.

Tarvikehankinnat

Tarvikehankinnat voidaan korvata sinulle seuraavin edellytyksin:

• Olet laskuttanut kulut asiakkaaltasi työlaskutuksesta eriteltynä.
• Olet sopinut asiakkaan kanssa tarvikkeiden laskuttamisesta, ja olet toimittanut kirjallisen sopimuksen Eezylle ennen palkanmaksua. Verohallinnon ohjeistuksen mukaan Eezy on velvollinen selvittämään, mitä kulukorvauksista on sovittu.
• Kulut ovat verottajan ohjeistuksen mukaan vähennyskelpoisia, eli liittyvät suoraan kauttamme laskuttamaasi työhön, ja niihin ei liity yksityiskäyttöä eikä pidempiaikaista käyttöä. 
• Kulukuitit ja -tositteet täyttävät verottajan vaatimukset. 
• Olet toimittanut meille tarvittavat kuitit ja tositteet, sopimuksen kulukorvauksista sekä erittelyn kuluista ennen palkanmaksuasi.
• Kulujen korvaamisen jälkeen työstä on aina jäätävä kohtuullinen palkka. Tämä saattaa joissain tapauksissa rajoittaa sekä korvattavien kulujen että verovapaiden matkakulukorvausten huomioimista. Muutoin kuluille ei ole henkilö- tai työkohtaista ylärajaa.

Matkakulukorvaukset

Eezyn on varmistuttava siitä, että kevytyrittäjä ja hänen asiakkaansa ovat sopineet keskenään matkakulujen maksusta.

Tämän lisäksi Eezyn tulee varmistua siitä, minkälaisista matkakuluista on sovittu: onko sovittu esimerkiksi kilometrikorvauksesta, päivärahasta, ateriakorvauksesta ja/tai matkalipuista. Muistathan täyttää kuluerittelyn laskun yhteydessä, jotta voimme maksaa matkakulujen korvauksia.

Matkakulut voidaan korvata sinulle seuraavin edellytyksin – kaksi vaihtoehtoa:

1. Asiakkaan kanssa on sovittu matkakorvauksista osana kokonaishintaa

• Eezyllä tulee olla tieto siitä, mitä matkakuluja laskutetaan osana kokonaishintaa (tuntihinta tai urakkahinta).
• Laskulle ei tarvitse eritellä matkakulujen osuutta kokonaishinnasta.
• Sinun tulee toimittaa meille sähköpostilla tai nettipalveluviestillä kirjallinen sopimus, jossa tulee olla kirjattuna, mitä matkakuluja on sovittu sisältyvän kokonaispalkkioon (esimerkiksi kilometrikorvaukset, päivärahat, ateriakorvaukset tai matkaliput).

Esim.:

2. Asiakkaan kanssa on sovittu matkakorvauksista lisäveloituksena

Matkakulut tulee eritellä selkeästi laskulle omille riveilleen (eriteltynä kilometrit, päivärahat, ateriakorvaukset, matkaliput) eli pelkkä matkakulujen kokonaissumma ei valitettavasti riitä.

Sinun tulee toimittaa meille sähköpostilla tai nettipalveluviestillä kirjallinen sopimus, jossa tulee olla kirjattuna, mitä matkakuluja on sovittu laskutettavaksi lisäveloituksena (esimerkiksi kilometrikorvaukset, päivärahat, ateriakorvaukset tai matkaliput).

Esim.:

Vaatimukset kulukuiteille ja -tositteille:

• Kuitti tai tosite ei saa olla yli 2 kk vanhempi palkanmaksupäivästä lukien, johtuen kirjanpidon vaatimuksista. 
• Kuitilla tai tositteella ei verottajan ohjeistuksen mukaan saa olla muita kuin työstä aiheutuneita hankintoja. 
• Kulujen maksaja olet sinä itse. Esim. puolisosi ei voi olla maksaja, koska silloin kulu kuuluisi hänen vähennyksiinsä.  
• Jos kuitissa tai tositteessa näkyy ostajan nimi, sen tulee olla sinun oma nimesi tai markkinointinimesi, jota käytät Eezyn kevytyrittäjänä. Se ei voi olla esimerkiksi entisen yrityksesi nimi tai y-tunnus. 
• Samaa kuittia tai tositetta ei voi käyttää kuin yhden kerran. 
• Kuitti tai tosite käsitellään aina kokonaisena liitettynä yhteen laskuun.
• Säilytäthän alkuperäiset kuitit ja tositteet siihen asti, kunnes palkkasi on maksettu ja kyseiset kulut korvattu sinulle. 

Kaikkia hankintoja ei voida hyväksyä kuluiksi 

Kuluiksi emme voi hyväksyä hankintoja, joihin saattaa liittyä yksityiskäyttöä tai joilla on pitempiaikaista käyttöä. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi:

• vaatteet
• puhelin
• tietokone
• majoitus- ja vuokrakulut
• pitkäaikaiseen käyttöön tarkoitetut työkalut

Nämä hankinnat ja kulut saat vähennettyä omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi, jos verottaja katsoo niiden olleen tarpeellisia ammattisi harjoittamisessa. Myöskään koulutuksia, kursseja ja ammattikirjallisuutta ei voi vähentää kauttamme.  

Miten erityisalalla työskentely huomioidaan kulukorvauksissa?

Erityisalojen matkakulukorvaukset eroavat päivärahojen suhteen tavallisista työmatkoista. Erityisalalla työskennellessäsi olet oikeutettu päivärahoihin ainoastaan, jos yövyt työmatkalla tai teet ns. liikkuvaa työtä, jolloin kohdallasi sovelletaan yleisiä matkakustannusten korvauksia.

Erityisaloilla tarkoitetaan rakennus-, maanrakennus- tai metsäalaa, joille on tyypillistä, että työntekemispaikkaa joudutaan vaihtamaan usein alalle tunnusomaisen työn lyhytaikaisuuden vuoksi.

Aina kuitenkaan ei ole täysin selvää työskenteletkö erityisalalla vai onko työsi liikkuvaa työtä. Näiden kahden ero tulkitaan siten, että liikkuvaa työtä tekevä henkilö vaihtaa työntekemispaikkaa hyvinkin usein, esim. monesti päivässä – siis useammin kuin erityisalalla työskentelevä. Liikkuvaa työtä tekevän matkakustannuksiin sovelletaan yleisiä vero-ohjeita.

Verottajan ohje: Erityisalalla työskentelevän matkakustannukset

Miten oman toimitilan vuokrakulut korvataan?

Eezyn kautta voi vähentää kulukorvauksena sellaista toimitilavuokraa, joka on laskutettu päivä- tai tuntikohtaisesti ja liittyy suoraan laskuttamaasi toimeksiantoon eli vuokrausajankohta on sama kuin työsuorituksen ajankohta.

Kuukausivuokran vähentäminen Eezyn kautta kuluna on mahdollista vain silloin, kun voidaan todentaa, että toimitilavuokra kohdistuu suoraan tekemääsi työhön, ja että vuokrakululla ei ole henkilökohtaista käyttöä. Tällöin tarvitsemme erittelyn vuokrasta, miten tilaa on käyttänyt. Esimerkiksi kampaamon vuokratuolin voidaan todentaa liittyvän suoraan työn suorittamiseen. Sen sijaan esimerkiksi varastotilan vuokraa ei katsota suoraan työn suorittamiseen kohdistuvaksi kuluksi, joten sitä et voi Eezyn kautta vähentää (tällaisia kuluja voit mahdollisesti vähentää omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi).

Verottajan ohje: Tulonhankkimiskulut ansiotuloista