Kevytyrittäjän kulukorvaus – Näin nappaat verohyödyn työhön liittyvistä kuluista
Tässä blogipostauksessa kuulet, mikä on kulukorvaus, miten kulukorvausten kanssa kannattaa toimia ja miten voit säästää jopa satoja tai tuhansia euroja – tulojesi ja kulujesi määrästä toki riippuen. Kulukorvausmaailma on hiukan kryptinen – myönnetään, mutta tämän vinkkipaketin avulla ymmärrät kulukorvausten arvon.
Kuluja syntyy töitä tehdessä muun muassa työmatkoista tai työhän käytetyistä tarvikkeista. Moni kevytyrittäjä laskuttaa ne asiakkaaltaan tai leipoo muutoin sisään omaan hinnoitteluunsa, jotta toiminta on kannattavaa. Näin suosittelemmekin! Mutta tiesitkö, että kuluja käsitellään verotuksessasi eri tavalla kuin palkkaa? Säästyt maksamasta veroja ja sivukuluja työhön liittyvien kulujen osuudesta, kun erittelet kulut jo laskutuksen yhteydessä ja ilmoitat ne omassa henkilökohtaisessa verotuksessasi.
Työhön liittyviä kuluja voidaan korvata kevytyrittäjälle jo palkanmaksun yhteydessä. Tämä tarkoittaa käytännössä, että kevytyrittäjäpalvelu maksaa kevytyrittäjälle tarvike- ja materiaalikulujen osuuden palkanmaksun yhteydessä ilman ennakonpidätystä. Tarvikekulujen osuus on kuitenkin kevytyrittäjälle veronalaista tuloa, joten niistä tulee hakea vähennykset omassa verotuksessa. Muussa tapauksessa verot kulujen osuudesta pidätetään jälkikäteen, eli seurauksena voi olla veromätkyjä.
Sen mitä kuluja kevytyrittäjälle voidaan korvata, määrittelee verottaja. Tärkein asia kuitenkin on, että kulun on liityttävä suoraan laskutettuun työhön ja se tulee olla laskutettu asiakkaalta.
Jos työstä aiheutuu sellaisia kuluja, joita ei voi kohdistaa vain tiettyyn työhön, voit saada näistä kuluista verohyötyä lisäämällä ne omaan henkilökohtaiseen verotukseen tulonhankkimismenona.
Matkakulu on tyypillisin kevytyrittäjän suoraan työhön liittyvä kulu
Matkakulut ovat hyvin tyypillisiä juuri tiettyyn työhön liittyviä kuluja, joita kevytyrittäjälle kertyy. Kulukorvauksia voidaan maksaa matkakuluista riippuen millä välineellä matkaa on taitettu. Olet oikeutettu kilometrikorvauksiin, jos käytät matkoihin omaa autoa, moottoripyörää tai jopa moottorikelkkaa. Myös majoituskulut ja matkaliput ovat korvattavia kuluja. Jos työmatka kestää pitkään, voit olla oikeutettu päivärahoihin tai ateriakorvauksiin riippuen ammatistasi. Matkakulujen lisäksi toki työssä käytetyistä tarvikkeista tai materiaaleista kannattaa hakea kulukorvauksia.
Matkakulut kannattaa aina laskuttaa asiakkaalta, kuten suurin osa Eezyn kevytyrittäjistä tekeekin. Sovi asiakkaan kanssa matkakulujen laskutuksesta työn lisäksi tai osana kokonaispalkkiota. Täytä kuluerittely nettipalvelussa ja lisää mahdolliset kuitit. Edellä mainittu tapa on sinulle taloudellisesti kannattavin, jos saat asiasta sovittua asiakkaasi kanssa. Toissijaisena vaihtoehtona suosittelemme lisäämään kaikki työstä aiheutuneet kulut omalle veroilmoitukselle.
Mitä eroa on suoraan työhön liittyvillä kuluilla, välillisillä kuluilla ja aineettomilla kuluilla?
Suoraan työhön liittyviä kuluja ovat esimerkiksi matkakulut asiakkaallesi, tehdyn remontin materiaalit (naulat, ruuvit, tapetit ja maalit) tai vaikkapa esitteen suunnitteluun ostamasi valokuvat. Nämä kaikki liittyvät suoraan tehtyyn työhön ja ne joko kuluvat työtä tehdessä, jäävät pysyväksi osaksi valmista projektia tai myyt ne asiakkaallesi. Kirvesmiehelle naulat ovat selkeästi suoraan työhön liittyviä kuluja, sillä ne kuluvat työtä tehdessä.
Vasara, työvaatteet tai läppäri taas ovat välillisiä kuluja. Esimerkiksi vasaraa tai läppäriä tarvitaan varsinaiseen työhön, mutta niitä käytetään myös työhön liittyvän kulun käyttämiseen (eli vasaraa naulojen lyömiseen ja läppäriä kuvien käsittelyyn.) Työvaatteita, vasaraa ja läppäriä käytetään kuitenkin myös muihinkin töihin ja siksi ne eivät ole suoraan työhön liittyviä kuluja. Välillisistä kuluista ei kevytyrittäjälle voida maksaa kulukorvauksia palkanmaksun yhteydessä, vaan ne kuuluvat oman henkilökohtaisen verotuksen puolelle ja verohyödyn voi saada, kun ilmoittaa ne veroilmoituksessa tulonhankkimismenoina.
Aineeton kulu tarkoittaa, ettet osta mitään konkreettista työhön käytettävää asiaa tai tavaraa. Kun esimerkiksi ostat oikeuden käyttää rekisteröidyn menetelmän käyttöä myynnissäsi, lisenssin suunnitteluohjelmaan tai vaikkapa kurssin, ne auttavat sinua tekemään työtä, mutteivat liity suoraan tehtyyn työhön. Ne ovat myös sellaisia ostoja, joita voit hyödyntää muissakin töissäsi. Huomaa myös liittyen aiempaan esimerkkiini esitteeseen ostetuista valokuvista, että kuvapankeista voi ostaa kuvia joko jatkuvalla lisenssillä tai suoraan selkeästi esim. 5 kuvaa tiettyyn käyttöön. Jatkuvat lisenssit katsotaan aineettomiksi kuluiksi. Aineettomat kulut kuuluvat sinne oman henkilökohtaisen verotuksen puolelle ja kannattaa ehdottomasti ne siellä ilmoittaakin. Myös esimerkiksi Eezyn palvelumaksut kannattaa laittaa vähennykseksi henkilökohtaiseen verotukseesi, sekin on aineeton kulu.
Ammatilla on väliä – Mitkä ovat juuri sinun työssäsi suoraan työhön liittyviä kuluja?
Omien kulujen kohdalla suosittelen lämpimästi pohtimaan, mitkä ovat juuri sinun työhösi liittyviä kuluja ja mitkä eivät. Tämän jälkeen kannattaa nämä kulut erotella suoraan työhön liittyviin kuluihin ja välillisiin sekä aineettomiin kuluihin. Tämä erottelun jälkeen kulukorvausten hakeminen palkanmaksun yhteydessä helpottuu ja nopeutuu, kun sinulla on selkeä käsitys mistä kuluista voit kulukorvauksia saada ja mitä taas omaan verotukseen kannattaa ilmoittaa.
Useimmiten kulujen kanssa askarruttaa se, että kulu, joka jossakin työssä on suoraan työhön liittyvä ja josta olet oikeutettu saamaan kulukorvauksia, on toisen työn yhteydessä välillinen kulu. Esimerkiksi kopiopaperi on kirvesmiehelle markkinointiin tai toimistotöihin liittyvä, eli välillinen kulu, mutta kirjanpitäjälle kyseinen kopiopaperi on suoraan työhön liittyvä kulu. Kulua kannattaa ja on pakkokin tarkastella ammatti- ja työkohtaisesti, sillä niin tekee verottajakin arvioidessaan oikeutta kulukorvauksen. Myös meiltä voi aina kysyä, jos olet epävarma.
Verovähennyksillä on väliä – muista lisätä tulonhankkimismenot vähintään kerran vuodessa
Verottajalla on tulonhankkimismenoissa omavastuu (750 €), jonka ylittyessä kaikki sinne laitetut menot vähentävät verotustasi, eli pienentävät veroprosenttiasi. Käytännössä siis mitä enemmän sinulla on kuluja, sitä vähemmän veroja palkastasi maksat.
Rahallinen hyöty näistä vähennyksistä tulee viimeistään seuraavana vuonna veronpalautuksena. Voit ilmoittaa koko vuoden vähennykset kerralla OmaVero.fi:n kautta veroilmoituksen palautuspäivään mennessä. Muista myös säästää kuitit ja muut tositteet verottajalle ilmoittamistasi kuluista, koska verottaja saattaa niitä sinulta vielä kysyä.
Kevytyrittäjän kulukorvaus – näin se lasketaan ja maksetaan
Voit halutessasi hoitaa kaikki työhön liittyvät kulusi itse oman henkilökohtaisen veroilmoituksen kautta. Jos kuluja on vähän tai harvoin, tämä on oikein hyvä vaihtoehto eikä vie kovinkaan paljon aikaasi. Jos taas sinulla on esimerkiksi säännöllisesti matkakuluja, jotka voit laskuttaa asiakkaaltasi, olet oikeutettu verovapaisiin matkakorvauksiin. Matkakulut voidaan tällöin korvata sinulle verovapaina palkanmaksun yhteydessä eli saat korvaukset samantien käteen ja säästyt veroilmoitusrumbalta ja odottelulta. Myös säännölliset tarvikekulut kannattaa hakea kulukorvauksina palkanlaskennan yhteydessä. Tällöin lisäpalvelumme on sinua varten.
Miten kulukorvaus sitten lasketaan? Jos esimerkiksi laskutat asiakkaalta keittiön asennustyöstä 1 000 € ja työhön kuluneista tarvikkeista 200 € ja et hae kulukorvauksia, maksat sekä työn osuudesta että tarvikkeista veroprosenttisi mukaisen ennakonpidätyksen, eli koko 1200 eurosta. Tällöin sinun tulee säästää ostokuitti ja muistaa lisätä se veroilmoitukseen omiin tulonhankkimismenoihin. Jos taas haet kulukorvauksia palkanmaksun yhteydessä ja toimitat kuitin kevytyrittäjäpalvelulle, maksat vain työn osuudesta (1 000 €) ennakonpidätyksen. Säästön määrän voit laskea suoraan palkkalaskurillamme.
Laskun arvonlisäveroton loppusumma jaetaan siis työstä maksettavaan palkkaan ja kuluihin. Kulujen osuudesta et maksa veroprosenttisi mukaista ennakonpidätystä.
Mitä suurempi kulu on kyseessä, sitä suurempi rahallinen hyöty on siitä, että erittelee kulut joko jo palkanmaksun yhteydessä tai lisää viimeistään veroilmoituksella.
Miten kulut kannattaa laskuttaa asiakkaalta?
Voit sopia asiakkaasi kanssa matkakulujen laskutuksesta työlaskutuksen lisäksi tai osana kokonaispalkkiota. Tärkein syy laskuttaa kulut asiakkaalta on se, että silloin voidaan todentaa niiden olevan työhösi liittyviä. Kannattaa tietenkin aina sopia asiakkaan kanssa etukäteen, miten työstä aiheutuvat kulut laskutetaan. Palkanmaksun yhteydessä kulujen korvaamisen edellytys on, että erittelet kulut omalle laskurivilleen, jolloin ne erottaa tehdystä työstä. Voit myös laskuttaa asiakkaaltasi suuremman summan mitä olet itse kulustasi maksanut, eli lisätä tarvittaessa katetta hintaan. Se on erityisen suositeltavaa, jos esim. tarvikkeen hankkimiseen on kulunut työaikaa.
Erityisesti matkakulut kannattaa aina laskuttaa asiakkaalta. Ainoastaan silloin olet oikeutettu verovapaisiin matkakulukorvauksiin.
Voit myös laskea palkkalaskurillamme miten kulujen osuus vaikuttaa käteen jäävään summaan.
Muistilista kulukorvausten hakemiseen
- Mieti liittyykö kulu suoraan tekemääsi työhön.
- Laske palkkalaskurilla kannattaako sinun hakea kulukorvauksia palkan maksun yhteydessä vai laittaa kulut omaan verotukseen.
- Jos haet kulukorvauksia palkanmaksun yhteydessä, tutustu tarkemmin kulukorvausten maksamisen ehtoihin ja katso tarvittaessa ohje, kuinka haet kulukorvauksia nettipalvelussamme.
- Muista että aina voit kysyä meiltä!
Kulukorvaukset eivät ole ihan yksinkertainen asia, mutta kun niiden kanssa pääsee sinuiksi, se on vaivan arvoista! Kulukorvausten tuoma hyödyn määrä riippuu paljon siitä, minkälaista työtä teet, minkä tyyppisiä työhön liittyviä kuluja sinulla on ja kuinka paljon. Hyvä muistisääntö on, että kulukorvauksia kannattaa hakea palkanmaksun yhteydessä suoraan työhön liittyvistä kuluista ja välillisiä kuluja ja aineettomia taas on hyvä muistaa vähentää omassa verotuksessa tulonhankkimismenoina, jolloin veroprosenttisi pienenee.
Tutustu myös:
Kätevä lisäpalvelu – Kulukorvaukset ja kuitit
Milloin voin saada kulukorvauksia?
Näin haet kulukorvauksia Eezyn kautta
Esimerkkejä korvattavista kuluista
UKK: Voidaanko kulujani korvata minulle kuten yrittäjälle?
UKK: Mitä työhön liittyviä kuluja kevytyrittäjä voi vähentää verotuksessa?
